PowerMind Yaklaşımı: Yazılım Değil, İş Süreci Kurmak

Lisans almak işin başıdır; sistemin işe yaraması için süreç, veri ve ekip birlikte kurulmalı. PowerMind'ın önce süreç, sonra ürün yaklaşımı nasıl işliyor?

Bir işletme yönetici arkadaşımızın tarif ettiği tablo çok tanıdık: lisans alınmış, kurulum yapılmış, ilk hafta herkes heyecanlı. Üç ay sonra ekip yine Excel'e, WhatsApp gruplarına ve defterlere dönmüş. Yazılım yerinde duruyor, iş eskisi gibi akıyor.

Burada sorun çoğu zaman yazılımın kendisi değildir. Sorun, yazılımın oturacağı bir işleyişin tasarlanmamış olmasıdır. Bu yazıda PowerMind olarak işe neden "hangi ürün?" sorusuyla değil "iş nasıl akıyor?" sorusuyla başladığımızı anlatıyoruz.

Yazılım aldım, neden işe yaramadı?

Araç ile süreç ayrı şeylerdir. Araç, kayıt tutmanıza ve görmenize yardımcı olur. Süreç ise o kaydın kim tarafından, hangi anda, hangi kurala göre tutulacağını belirler. İkincisi yoksa birincisi boş bir kalıp olarak kalır.

Sahada sık gördüğümüz belirtiler şunlar:

• Sistem var ama ekip "zaman yok" diyerek hâlâ kendi tablosunu tutuyor.
• Aynı bilgi hem sistemde hem Excel'de çift giriliyor, rakamlar uyuşmuyor.
• Sistemi kuran kişi ayrılınca ya da izne çıkınca kimse nasıl çalıştığını bilmiyor.
• Yönetici rapor için sisteme değil, ilgili kişiye soruyor.

Bunların hiçbiri "yanlış yazılım seçildi" demek değildir. Çoğu, sürecin önce tasarlanmadığını gösterir.

Önce süreç, sonra ürün

Bizim yaklaşımımızı tek cümleye indirirsek: önce işin nasıl aktığına bakarız, ürün seçimi bunun sonucudur. Satış ekibi için konuşuyorsak talebin nereden geldiğine, kimin cevapladığına ve neyin takipsiz kaldığına bakarız. Stok ve cari için konuşuyorsak kaydın nerede başladığına, nerede çiftlendiğine bakarız. Üretim için konuşuyorsak siparişten sevkiyata kopan halkaları ararız.

Bu bakışın pratik sonucu şudur: ihtiyacınız olmayan modüle yönlendirilmezsiniz. Bazı durumlarda bir CRM yeterlidir, bazı durumlarda ön muhasebe ve stok takibi, bazı durumlarda ise bütünleşik bir ERP. Karar işletmenizin akışından çıkar, ürün kataloğundan değil.

Üç hizmet, tek mantık

PowerMind'ın odağındaki üç çözüm farklı sorunlara cevap verir, ama aynı sırayla ilerler:

• girus: Stok, cari ve ön muhasebe takibini dağınık tablolardan çıkarmak isteyen işletmeler için. girus kurulum sürecinde veri taşıma ve eğitim ayrı hizmet olarak tanımlıdır.
• Kommo: Satışın WhatsApp ve mesajlaşma uygulamalarında geçtiği işletmeler için. Kommo kurulumunda pipeline, müşteri kartı, kanal bağlantıları ve otomasyonlar satış sürecinize göre tasarlanır.
• LioXERP: Finans, muhasebe, üretim, satış, satınalma ve depoyu tek yapıda yönetmek isteyen firmalar için. Liox ERP projesi ön analizle başlar; kapsam ve lisans kalemleri bu analizden sonra yazılır.

Üçünde de ilk adım bir ön görüşme ve ihtiyaç analizidir. Uygun değilse bunu söyleriz; çünkü yanlış kapsamla başlayan proje, ikinci ayda herkesin yorulduğu bir projeye dönüşür.

Lisans teslimi işin sonu değil

Bir sistemin gerçek sınavı kurulum günü değil, canlı kullanımın ilk haftalarıdır. Gerçek müşteri talepleri, gerçek stok hareketleri ve gerçek faturalar sisteme düşmeye başladığında sorular da artar.

Bu yüzden işi lisans tesliminde bitmiş saymıyoruz. Çerçeve şöyle işler:

• Ön analiz: Mevcut işleyiş, veri ve ekip dinlenir; kapsam netleşir.
• Kurulum ve süreç tasarımı: Sistem sürecinize göre yapılandırılır, mevcut veri gerekiyorsa taşınır.
• Eğitim: Cevap veren kişiyle raporları izleyen yönetici aynı eğitimi almaz; eğitim rollere göre verilir.
• Canlı kullanım ve sonrası: Ekip alışana kadar ve sonrasında yeni ihtiyaçlar çıktıkça yanınızda kalırız.

Sizden de beklediğimiz şeyler var

İş süreci kurmak tek taraflı yürümez. En çok işe yarayan şeylerden biri, işletmenin içinde bir proje sorumlusu belirlemektir. Bu kişi sürecin nasıl işlediğini bilen, ekiple sistem arasında köprü kuran kişidir. Bu konuyu ERP projesine hazır olduğunuzu gösteren işaretler yazımızda da ele almıştık.

Ayrıca "her şeyi aynı anda" dönüştürmeye çalışmamak gerekir. Çoğu işletme için doğru sıralama, en çok sancı veren tek süreçten başlamaktır. Üretim tarafındaki bakışı üretimde dijital dönüşüme nereden başlanır yazımızda anlattık.

Kendi işletmeniz için üç soru

• Bugün hangi süreçte en çok el emeği ve en çok hata var?
• Aynı bilgiyi kaç farklı yerde tutuyoruz?
• Sistem kurulursa onu günlük kullanacak kişi kim, ve işi kolaylaştığını görecek mi?

Bu soruların cevabı net değilse, ürün karşılaştırmasına başlamak için erken olabilir. Önce süreci konuşmak daha hızlı sonuç verir.

Sonuç ve çağrı

Yazılım bir araçtır; işi kuran, onu kullanan süreçtir. PowerMind olarak önce işin nasıl aktığına bakıyor, ürünü bunun sonucunda öneriyor, kurulumdan sonra da yanınızda kalıyoruz. Mevcut işleyişinizi birlikte konuşmak isterseniz bir ön görüşme planlayın; size neyin gerektiğini, gerekmediğini de açıkça söyleyelim. Genel çerçeve için dijital dönüşüm sayfamıza da göz atabilirsiniz.