Kommo kurulumu ve WhatsApp Business bağlantısı: adımlar ve sizden beklenenler

Kurulum neden yalnız "hesap açmak" değildir

Kommo'yu açıp WhatsApp numarasını bağlamak, mesajların bir ekrana düşmesini sağlar. Ama kimin hangi talebe bakacağı, bir talebin hangi aşamada olduğu, cevapsız kalan konuşmada ne olacağı tanımlanmadıysa sorun yalnızca yer değiştirir. Mesajlar telefonlardan CRM'e taşınır, dağınıklık da onlarla birlikte gelir.

Kurulumda yapılan iş bu tanımları yapmaktır: satış aşamaları, müşteri kartında tutulacak bilgiler, kanalların hangi pipeline'a düşeceği ve tekrar eden işlerin otomasyonu. WhatsApp'ta takip sorununun nereden kaynaklandığını ayrıca anlattık: WhatsApp'tan gelen müşteri talepleri neden kaybolur?

Adım adım kurulum akışı

Aşağıdaki adımlar PowerMind'ın kurulum yaklaşımıdır. Her işletmede aynı sırayla yürür; kapsamı ve süresi ihtiyaç görüşmesinde belirlenir.

• 1İhtiyaç görüşmesi. Talepleriniz hangi kanallardan geliyor, kaç kişi cevap veriyor, bir satış hangi adımlardan geçiyor? Mevcut müşteri listeniz nerede duruyor ve taşınacak mı? Kapsam bu görüşmede netleşir; hangi Kommo planının ihtiyacınıza uyduğu da burada konuşulur.
• 2Pipeline ve müşteri kartı tasarımı. Satış aşamalarınız Kommo'da pipeline olarak kurulur. Müşteri kartında tutmanız gereken bilgiler için özel alanlar açılır. Mevcut müşteri verisi varsa bu adımda içeri aktarılır.
• 3Kanal bağlama. WhatsApp Business hesabınız Kommo'ya bağlanır: Meta iş portföyü, işletme doğrulaması, numara bağlama ve mesaj şablonları süreci bu adıma dahildir. Instagram işletme hesabınız ve ihtiyaç varsa diğer kanallar da bu adımda bağlanır.
• 4Salesbot ve otomasyon. Tekrar eden işler otomatiğe bağlanır: karşılama mesajı, talebi doğru kişiye yönlendirme, hızlı yanıt butonları, talebin pipeline'da ilgili aşamaya taşınması, cevapsız kalan konuşma için görev açılması gibi. Hangi otomasyonun kurulacağı ihtiyaç görüşmesinde birlikte seçilir.
• 5Ekip eğitimi. Mesajlara cevap veren kişiyle pipeline'ı izleyen yöneticinin ihtiyacı aynı değildir. Eğitim bu rollere göre verilir: gelen kutusunu kullanmak, lead kartını güncellemek, görev takibi, raporları okumak.
• 6Canlı kullanım ve sonrası. Gerçek talepler sisteme düşmeye başladığında sorular da artar. Bu dönemde yanınızda oluruz; sonradan çıkan yeni ihtiyaçlar (yeni bir pipeline, yeni bir otomasyon, bir entegrasyon) danışmanlık kapsamında ele alınır.

WhatsApp Business bağlantısında bilmeniz gerekenler

WhatsApp bağlantısı kurulumun en çok soru getiren adımıdır. Karar vermeden önce bilmenizde yarar olan noktalar, Kommo'nun resmî yardım dokümanına göre şunlardır:

• Meta tarafında bir işletme portföyü gerekir. Bağlantı, yönetici yetkisi olan kişisel bir Facebook hesabı üzerinden kurulur. Portföy yoksa kurulum sırasında oluşturulabilir.
• Bir numara yalnız bir Kommo hesabına bağlanır. Numaranın SMS veya sesli arama ile doğrulama kodu alabilmesi gerekir.
• Kişisel WhatsApp'ta kullanılan numara doğrudan bağlanmaz. Önce mevcut WhatsApp hesabı silinir, ardından numara yeni numara olarak bağlanır. Silmeden önce yedek almak gerekir.
• WhatsApp Business uygulamasını kullanıyorsanız numarayı silmeden Kommo'ya bağlamak mümkündür. Böylece aynı numarayı hem uygulamada hem Kommo'da kullanırsınız. Bu seçeneğe uygunluk Meta'nın kararıdır; hesabın ne kadar süredir aktif kullanıldığına ve mesaj kalitesine bağlıdır.
• Başka bir WhatsApp sağlayıcısından geçiyorsanız numara taşınabilir, ancak şablonlar, botlar ve mesaj geçmişi taşınmaz; yeniden kurulur.
• İşletme doğrulaması Meta tarafından incelenir. Meta'daki işletme bilgilerinizin (unvan, adres, telefon) resmî belgelerinizle birebir aynı olması gerekir. İnceleme süresi Meta'ya bağlıdır.
• 24 saat kuralı vardır. Müşteri size son 24 saat içinde yazmadıysa konuşmayı ancak Meta'nın onayladığı bir şablon mesajla başlatabilirsiniz. Şablonlar kurulumda hazırlanır.
• Meta'nın mesajlaşma ücreti ayrıdır. Meta, WhatsApp Business üzerinden yürütülen konuşmalar için kendi ücretlendirmesini uygular. Bu bedel Kommo lisansına ve PowerMind danışmanlığına dahil değildir, doğrudan size aittir.

WhatsApp tarafında otomasyonun neler yapabildiğine ayrıca göz atabilirsiniz: WhatsApp otomasyonu.

Kim ne yapar

• İhtiyaç görüşmesi — PowerMind: soruları sorar, kapsamı yazar. Sizin tarafınız: satış sürecini bilen kişi görüşmeye katılır.
• Pipeline ve kart tasarımı — PowerMind: aşamaları ve alanları kurar, veriyi aktarır. Sizin tarafınız: satış aşamalarını onaylar, müşteri listesini hazırlar.
• Kanal bağlama — PowerMind: bağlantıyı ve şablon sürecini yürütür. Sizin tarafınız: Meta iş portföyüne yönetici erişimi verir, işletme belgelerini sağlar, numarayı hazır tutar.
• Salesbot ve otomasyon — PowerMind: akışları kurar ve test eder. Sizin tarafınız: karşılama ve yönlendirme kurallarını onaylar.
• Ekip eğitimi — PowerMind: rol bazlı eğitim verir. Sizin tarafınız: kullanıcıları belirler, zaman ayırır.
• Canlı kullanım — PowerMind: sorulara ve düzeltmelere destek olur. Sizin tarafınız: ilk haftalarda geri bildirim verir.

En çok bekleten şey genellikle teknik değil, erişimdir: Meta hesabına kimin yönetici olduğu bilinmiyorsa ya da işletme bilgileri belgelerle uyuşmuyorsa WhatsApp bağlantısı bekler. Bu yüzden ihtiyaç görüşmesinde Meta tarafındaki durumu da konuşuruz.

Süre neye bağlı

Kurulum süresi kapsama göre belirlenir ve ihtiyaç görüşmesinde netleşir. Süreyi etkileyen başlıca etkenler şunlardır:

• İstenen özelleştirmelerin ayrıntı düzeyi.
• Aktarılacak müşteri verisinin miktarı ve düzeni.
• Otomasyonların karmaşıklığı: nasıl tetiklendikleri ve kaç taraf arasında çalıştıkları.
• Meta tarafındaki işletme doğrulaması ve numara hazırlığının durumu.