WhatsApp Otomasyonu
İşletmeler için WhatsApp otomasyonu: karşılama, yönlendirme ve takip
WhatsApp'tan yazan müşteri hızlı cevap bekler. Ekip toplantıdaysa, mesai bitmişse ya da aynı anda on kişi yazıyorsa ilk yanıt gecikir; mesaj kimin telefonunda kaldıysa takip de ona kalır. WhatsApp otomasyonu bu ilk adımı ekibin üstünden alır: gelen mesaj karşılanır, ne istediği sorulur, cevaplar kaydedilir ve konuşma doğru kişiye bir görevle birlikte düşer.
Biz bu kurulumu Kommo adlı mesajlaşma temelli CRM üzerinde yapıyoruz. WhatsApp, Instagram ve web formu tek gelen kutusunda toplanır; otomasyon bu kutunun üstünde çalışır. Aşağıda neyin otomatikleştiğini, kurulumun nasıl ilerlediğini ve bu yaklaşımın kimlere uyup kimlere uymadığını anlattık.
Neler otomatikleşir
- Karşılama mesajı: müşteri o gün ilk kez yazdığında bot anında karşılar ve ne istediğini sorar; seçenekler tıklanabilir düğme olarak sunulur.
- Çalışma saati dışı yanıt: mesai dışında gelen mesaja ekibin ne zaman döneceği bildirilir; bot yalnız kapalı saatlerde devreye girer.
- Ön nitelendirme ve satış hattına taşıma: bot birkaç soru sorar (hangi hizmet, hangi şube, iletişim bilgisi), cevabı müşteri kartına yazar ve konuşmayı seçilen aşamaya taşır.
- Görev atama ve sorumlu yönlendirme: müşterinin seçimine göre konuşma doğru kişiye atanır, sorumluya son tarihli görev açılır, gerekirse ekibe iç mesaj gider.
- Onaylı şablon mesajlar: müşterinin son mesajından 24 saat geçtikten sonra ya da ilk siz yazacaksanız Meta onaylı şablon gerekir; randevu hatırlatma ve teklif takibi şablonları Kommo içinden onaya gönderilir.
- Botun cevaplayamadığı durum için her akışta "başka cevap" ve "cevap yok" dalları kurulur; konuşma insana devredilir. Müşteri yanıtsız beklediğinde ekibi uyaran hazır şablon da vardır.
Nasıl kurulur
- Ön görüşme ve akış tasarımı: hangi mesaj ne zaman gidecek, çalışma saatleri ne, hangi soruların cevabı kaydedilecek, konuşma kime düşecek; bunlar yazılmadan otomasyon kurulmaz.
- WhatsApp Business bağlantısı: Meta iş portföyü ve iş doğrulaması, numaranın bağlanması (yeni ya da kullanımda olan numara). Bu adım kurulum danışmanlığının kapsamındadır.
- Şablonlar ve bot akışı: şablon mesajlar Meta onayına gönderilir; karşılama, mesai dışı ve nitelendirme akışları görsel düzenleyicide kurulur; pipeline aşamaları ve müşteri kartı alanları buna göre düzenlenir.
- Test ve eğitim: akışlar test müşterisiyle denenir (doğru cevap, beklenmeyen cevap, cevap yok), ekip eğitilir ve sistemi devralır.
Danışmanlık kapsamı
WhatsApp Business kurulumu, pipeline ve alan tasarımı, Salesbot akışı, kullanıcı eğitimi. Efor işin büyüklüğüne göre ön görüşmede belirlenir. Meta'nın WhatsApp konuşma ve şablon mesaj ücretleri kapsam dışıdır; bu bedel doğrudan Meta'ya ödenir ve tarifesi Meta'ya aittir. Bazı otomasyon özellikleri Kommo planına göre değişir; ihtiyacınıza uygun plan görüşmede netleşir.
Kimlere uygun
- Satış veya müşteri iletişimi WhatsApp ve Instagram üzerinden yürüyen işletmeler
- Gelen mesaj hacmi yüksek olanlar: e-ticaret, perakende, randevu temelli hizmetler
- Birden çok şubesi aynı müşterilerle konuşanlar
- Ekibi olan ama ilk yanıtı ve takibi kişilere bırakmak istemeyenler
Kimlere uygun değil
- Bireysel kullanım
- İletişimi e-posta, telefon ve saha ziyaretiyle yürüyen klasik B2B satış; orada ERP ile bütünleşik CRM daha doğru olabilir
- Süreç sahibi ve aşamaları belirsiz ekipler; otomasyon belirsiz sahipliği ve eksik veriyi düzeltmez, önce süreç netleşmeli
İlk adım
Başlayalım
Satışınızın hangi kanalda geçtiğini ve ilk yanıtın nerede takıldığını kısa bir uygunluk görüşmesinde birlikte bakalım. Uygun değilse bunu da açıkça söyleriz.
Formu göndererek ad, soyad, şirket ve iletişim bilgilerinizin yalnızca talebinize dönüş yapılması amacıyla PowerMind tarafından işlenmesini ve Kommo CRM sisteminde saklanmasını kabul etmiş olursunuz. Pazarlama iletisi göndermek için ayrıca izninizi isteriz. Haklarınız ve ayrıntılar: Gizlilik ve çerezler.
Sık Sorulan Sorular
WhatsApp otomasyonu için ayrı bir numara mı gerekir?
Hayır. Kullanımdaki numaranız bağlanabilir; bir numara yalnız bir Kommo hesabına bağlanır. Aynı numarayı WhatsApp Business uygulamasıyla birlikte kullanmak da mümkündür.
Otomatik mesajlar için Meta ayrıca ücret alıyor mu?
Meta, WhatsApp Business üzerinden yapılan konuşmalar ve şablon mesajlar için kendi ücretlendirmesini uygular. Bu bedel Kommo lisansına ve PowerMind hizmetine dahil değildir; güncel tarife Meta'dadır.
Botun bilmediği bir soru gelirse ne olur?
Akışta beklenmeyen cevap ve cevapsızlık için ayrı dallar kurulur; konuşma sorumlu kişiye devredilir ve gerekirse ekibe iç bildirim gider. Bot ekibin yerine geçmez, ilk adımı üstlenir.
Müşterinin son mesajından 24 saat sonra biz yazabilir miyiz?
Yalnız Meta onaylı şablon mesajla. Normal mesaj bu pencere kapandıktan sonra iletilmez; takip ve hatırlatma şablonları bu yüzden kurulumun parçasıdır.