Girus Ticari kurulumu: adımlar, sizden beklenenler ve süreyi belirleyen şeyler

Kurulum neden "yükleme" değil, "tanımlama"dır

Bulut tabanlı olduğu için Girus Ticari'ye tarayıcıdan, her yerden erişilir. Kurulumda yapılan iş, boş bir sistemi sizin işletmenize dönüştürmektir: firmanız, kullanıcılarınız, cari ve stok kartlarınız, belge numaralarınız, fatura görünümünüz. Bunlar doğru tanımlanmadan sistem çalışır ama sizin gibi çalışmaz.

Adım adım kurulum akışı

• 1Analiz görüşmesi. Hangi süreçleri sisteme alacağınızı birlikte belirleriz: satış, satınalma, stok, cari, finans, muhasebe, varsa ithalat-ihracat. Mevcut veriniz nerede (Excel, eski program, kâğıt) ve ne kadarı taşınacak, bu görüşmede netleşir.
• 2Temel tanımlar. Firma bilgileri, kullanıcılar ve yetkileri, depo ve kasa-banka tanımları, cari ve stok kart yapısı, belge numaraları. Kullanıcı sayısı seçtiğiniz pakete göre belirlenir.
• 3Veri aktarımı. Cari kartlar, stok kartları ve açılış bakiyeleri şablona uygun biçimde aktarılır. Bu ek bir hizmettir; veriniz düzenliyse iş kısa sürer, dağınıksa önce temizlik gerekir.
• 4e-Belge aktivasyonu. e-Fatura, e-Arşiv ve e-İrsaliye gibi belge süreçleri için kontör paketi tanımlanır ve sistem aktive edilir. Kontör paket halinde alınır ve 12 ay geçerlidir. Fatura görünümünüz standart dışıysa fatura dizayn hizmeti bu adımda devreye girer.
• 5Eğitim. Yerinde veya uzaktan verilir. Kullanıcıya göre içerik değişir: faturayı kesen kişiyle raporu okuyan kişinin ihtiyacı aynı değildir.
• 6Canlıya geçiş ve ilk günler. İlk gerçek belgeler bizim gözetimimizde kesilir. Bu dönemde sorular yoğun olur; destek bu aşamada en çok işe yarar.

Kim ne yapar

• Analiz — PowerMind: soruları sorar, kapsamı yazar. Sizin tarafınız: süreci bilen kişi görüşmeye katılır.
• Tanımlar — PowerMind: sistemi yapılandırır. Sizin tarafınız: kullanıcı listesi, kasa-banka, depo bilgisi verir.
• Veri aktarımı — PowerMind: şablonu verir, aktarır, kontrol eder. Sizin tarafınız: cari/stok listesini ve açılış bakiyelerini hazırlar.
• e-Belge — PowerMind: aktivasyonu yapar. Sizin tarafınız: gerekli başvuru ve imza adımları kurulum başında mali müşavirinizle birlikte netleştirilir.
• Eğitim — PowerMind: rol bazlı eğitim verir. Sizin tarafınız: kullanıcıları belirler, zaman ayırır.
• Canlıya geçiş — PowerMind: gözetim ve destek. Sizin tarafınız: eski sistemi paralel tutup tutmayacağına karar verir.

En çok geciktiren şey teknik değil, veridir: cari listesi güncel değilse, stok kodları tutarsızsa ya da açılış bakiyeleri muhasebeyle uyuşmuyorsa aktarım bekler. Bu yüzden analizde veri durumunu açıkça konuşuruz.

Süre neye bağlı

Kurulum süresi kapsama göre belirlenir. Süreyi uzatan ya da kısaltan etkenler şunlardır:

• Sisteme alınacak süreç sayısı (yalnız stok-cari-fatura mı, üretim veya ithalat da var mı).
• Aktarılacak veri miktarı ve düzeni.
• e-Belge tarafında gerekli başvuru ve imza adımlarının durumu.
• Kullanıcı sayısı ve eğitim için ayrılabilen zaman.

Analiz görüşmesinin sonunda sizin kapsamınıza göre bir plan yazılı olarak paylaşılır.

Kurulumla birlikte alınabilen ek hizmetler

Bu hizmetler standart paket sahibi müşterilerin birbirinden bağımsız alabildiği, ayrı faturalanan kalemlerdir:

• Fatura Dizayn — Faturanızın ve diğer belgelerinizin kurumsal görünüme uyarlanması.
• Raporlama — Standart raporların dışında ihtiyaç duyduğunuz özel raporlar.
• Veri Transferi — Eski sistemden cari, stok ve bakiye aktarımı (saat bazlı hizmet).
• Eğitim — Yerinde veya uzaktan kullanıcı eğitimi (saat bazlı hizmet).

Ek hizmet almak için önce Girus Standart Paket'in alınmış olması gerekir.