Üretimde Dijital Dönüşüme Nereden Başlanır? İlk Hangi Süreç Sisteme Alınır

Üretimde dijital dönüşüme nereden başlanmalı? İlk sisteme alınacak süreci seçmek için üç soru, üretimde ilk adaylar ve başlamadan önce yapılacak hazırlık.

"Bu işi artık bir sisteme bağlamamız lazım." Bu cümle çoğu üretim firmasında yıllardır söylenir. Ardından gelen soru ise kararı bekletir: Nereden başlayacağız?

Muhasebe zaten bir programda. Stok bir Excel dosyasında. Üretim planı panoda ya da planlamacının tablosunda. Kalite kayıtları ayrı bir klasörde. Hepsini aynı anda değiştirmek gözü korkutur. Tek bir yerden başlamak da "yanlış yerden başlarsak" endişesini getirir.

Elektrik ve elektronik üretiminde bu soru daha da çetrefillidir. Bir ürün çok sayıda komponentten oluşur. Aynı komponent birçok üründe kullanılır. Bazı ürünler seri numarasıyla izlenir. Bir yerde yapılan hata zincir boyunca taşınır.

Bu yazı dijital dönüşümü bir yazılım listesi olarak değil, bir sıra kararı olarak ele alıyor. İlk süreci seçmek için hangi soruları sormanız gerektiğini, üretimde ilk adayların hangileri olduğunu ve başlamadan önce kendi ekibinizle neyi netleştirmeniz gerektiğini anlatıyor.

Dijital dönüşüm bir yazılım kararı değil, bir sıra kararıdır

"Dijital dönüşüm" geniş bir ifade. Üretim firması için somut karşılığı şu: Bugün kişilerin hafızasında, kâğıtta ve ayrı dosyalarda duran kayıtların tek bir sistemde, birbirine bağlı durması.

Bu hedef tek bir adımda gelmez. Asıl karar, hangi sürecin önce sisteme gireceğidir. Çünkü süreçler birbirini besler. Sipariş plana, plan iş emrine, iş emri depoya ve kaliteye, hepsi de finansa veri taşır. Yanlış sırayla başlanırsa, sisteme alınan süreç beslendiği veriyi hâlâ Excel'den bekler. Ekip de iki yere kayıt girmeye başlar.

İlk süreci seçmek için üç soru

Hangi süreçten başlayacağınızı üç soru belirler:

• Acı en çok nerede? Son üç ayda sizi en çok uğraştıran olay neydi? Tutmayan teslim tarihi mi, bulunamayan komponent mi, müşteriye açıklanamayan bir kalite sorunu mu? İlk süreç, yönetimin ve ekibin "bu çözülmeli" dediği yerden seçildiğinde sahiplenilir.
• Aynı veri kaç yere giriliyor? Bir sipariş satışta bir tabloya, planlamada başka bir tabloya, depoda bir deftere yazılıyorsa, tekrar girişin en yoğun olduğu nokta iyi bir başlangıç adayıdır.
• Hangi süreç diğerlerini besliyor? Bazı süreçler kendi başına iyileşmez, çünkü beslendiği veri dağınıktır. Planlama, ürün ağacı doğru değilse çalışmaz. İzlenebilirlik, mal kabulde lot yazılmıyorsa kurulmaz. Temel veriyi üreten süreç, onu kullanan süreçten önce gelir.

Üç sorunun cevabı çoğu zaman aynı yeri göstermez. Acı planlamadadır ama sorunun kökü ürün ağacındadır. Bu durumda sıra "önce kök, sonra acı" olur. İkisi aynı projenin ilk dalgasına alınır.

Üretimde ilk adaylar

Üretim firmalarıyla yaptığımız görüşmelerde ilk dalgada en sık konuşulan beş alan şunlar:

• Ana veri: stok kartları ve ürün ağacı. Komponent ve mamul kartları, birimler, ürün ağacı, operasyonlar ve iş istasyonları. Elektronikte aynı komponentin farklı adlarla ya da farklı kodlarla birden fazla kartta durması sık görülür. Bu temizlenmeden sonraki hiçbir adım sağlam durmaz.
• Sipariş, iş emri ve planlama. Siparişin iş emrine dönüşmesi ve teslim tarihinin kapasiteye göre verilmesi. Bu konunun ayrıntısını teslim tarihini tahminle vermek üzerine yazdığımız yazıda anlattık.
• Mal kabul ve depo. Komponentin kontrollü mal kabulle girmesi, adreslenmesi ve etiketlenmesi. Hangi komponentten ne kadar olduğunu gerçekten bilmek, planlamanın ön koşuludur.
• Kalite ve izlenebilirlik. Giriş, süreç ve final kontrol kayıtlarının ilgili belgeye ve partiye bağlanması. Seri numarasıyla izlenen ürünlerde satış sonrası servis kaydı da bu zincire dahildir.
• Finans ve muhasebe. Çoğu firmada bir programda zaten vardır. Tek başına ilk adım olmaktan çok, üretim ve stok hareketlerinin muhasebeye kendiliğinden akması için sonraki dalgalarda bağlanır.

Bu liste bir reçete değildir. Hangi alanların size gerektiğini ve hangi sırayla ele alınacağını üretim sektörü için hazırladığımız üretim yapan firma için ERP sayfasında daha ayrıntılı anlattık.

Neden çoğu zaman ana veriyle başlanır

"Önce stok kartlarını temizleyelim" cümlesi heyecan verici değildir. Kimse bu işi dönüşümün vitrinine koymaz. Ama ilk dalgada atlanırsa sonraki her adımda geri döner.

Ürün ağacında eksik bir komponent, planlamada yanlış malzeme ihtiyacı üretir. Aynı komponentin iki kartı, depoda iki ayrı stok görünür. Operasyon süreleri yazılı değilse, planlama sistemi kapasite hesabını neye göre yapacağını bilemez.

Bu yüzden ana veri çalışması yazılım seçiminden bağımsız olarak başlatılabilecek tek adımdır. Bugün başlasanız, hangi sisteme geçerseniz geçin işinize yarar.

Tek tek almak mı, tek sistemde kurmak mı?

Sık sorulan bir soru: "Önce bir stok programı alalım, sonra üretim için ayrı bir şey bakarız" yaklaşımı olur mu?

Olur, ama her yeni programla birlikte aralarındaki bağlantı da bir iş olarak ortaya çıkar. Sipariş bir programda, iş emri başka bir programda, stok üçüncüsünde durduğunda "tekrar veri girişi" sorunu çözülmez, sadece yer değiştirir.

Buradaki ayrım şu: Sıra, devreye alma sırasıdır. Sistemin kendisi baştan bütünleşik kurgulanır. İlk dalgada yalnız birkaç süreç kullanıma girse bile, stok kartı, ürün ağacı ve cari kayıt ileride gelecek süreçlerin de kullanacağı biçimde kurulur. Bir ERP'nin neyi, neden tek yerde topladığını ERP sayfamızda özetledik.

LioXERP'te bu sıranın karşılığı

LioXERP; finans, muhasebe, üretim, satış, satınalma, depo ve kaliteyi aynı sistemde yöneten, web tabanlı bir kurumsal kaynak planlama çözümüdür. Yukarıdaki adayların ürün tarafındaki karşılıkları şöyle:

• Üretim: Hammaddeden mamule iş emri, ürün ağacı, operasyon, rota ve iş istasyonu tanımları.
• Üretim planlama: Sipariş terminlerine ve ürün ağacındaki operasyon sürelerine göre iş emri önerisi üretir, makinelere kapasite yüklemesi yapar. Kapasite aşımı ve darboğaz konusunda planlamacıyı önceden uyarır.
• Depo: Kontrollü mal kabul, adresleme, barkod etiketleme ve kontrollü toplama. Lot, seri, FIFO ve kritik stok kontrolleri depo tarafında yapılır.
• Kalite: Giriş, süreç ve final kalite kontrolü. Her hammadde, yarı mamul ve mamul için ayrı kalite özellikleri ve ölçüm değerleri. Tedarikçi değerlendirmesi kaliteyle bağlı çalışır.
• Satış sonrası: Seri numaralı ürünlerde servis formu, iş emri izleme ve seri takibi.
• Atölye kullanıcıları: Üretim kaydı, hurda ve duruş girişi, stok izleme ve iş emri görüntüleme için sadeleştirilmiş Self Servis ekranları vardır. Bu kullanıcıların tam ERP kullanıcısı olması gerekmez.

Kurulum analizi modül modül yürür. Genel tanımlar, envanter, satış ve satınalma, üretim, planlama ve kalite için ayrı soru setleri vardır. Hangi modülün hangi dalgada kullanıma gireceğini ön analizde sizin önceliklerinize göre birlikte belirleriz. Ürünün ayrıntıları için LioXERP sayfamıza göz atabilirsiniz.

Başlamadan önce ekibinizle yapacağınız hazırlık

Bu hazırlığın hiçbiri yazılım gerektirmez:

• Bir sahip belirleyin. Projeyi yönetimde kim sahiplenecek, günlük işi kim yürütecek? Üretim müdürünü baştan masaya alın. Sahadaki gerçeği en iyi o bilir ve kararı en çok o etkiler.
• Son sorunları listeleyin. Son üç ayda yaşanan gecikme, eksik malzeme ve kalite olaylarını yazın. İlk süreç bu listeden çıkar.
• Veri nerede duruyor, çıkarın. Hangi bilgi hangi dosyada, hangi defterde, kimin bilgisayarında? Aynı bilginin kaç kopyası var?
• Ana veriye bir örnekle bakın. En çok sattığınız bir ürünün ürün ağacını kâğıda dökün. Eksik komponent, çift kod ya da yazılı olmayan bir operasyon süresi çıkıyorsa, ilk iş belli demektir.

Sonuç ve çağrı

Dijital dönüşümde en pahalı hata yanlış yazılım seçmek kadar yanlış sırayla başlamaktır. İlk süreç, acının en çok hissedildiği ve diğer süreçleri besleyen yerden seçildiğinde ekip değişikliği sahiplenir, sonraki adımlar da sağlam zemine basar. Bir ön analiz / ERP değerlendirme görüşmesi planlayın; süreçlerinize birlikte bakalım ve sizin için ilk adımı netleştirelim. Uygun değilse bunu da açıkça söyleriz.