girusTicari Kurulumu Nasıl İlerler? Başlamadan Önce Hazırlanacaklar

girusTicari kurulumuna başlamadan önce neler hazırlanır? Kapsam, kullanıcılar, cari ve stok verisi, belge görünümü, e-Belge ve eğitim için kısa bir yol haritası.

girusTicari'ye geçmeye karar verdiniz. Sıradaki soru genellikle şudur: "Kurulum nasıl olacak, bizden ne istenecek?"

girusTicari bulut tabanlı bir ticari yazılımdır. Sunucu kurulmaz, bilgisayarlara program yüklenmez; tarayıcıdan, her yerden erişilir. Buna rağmen yapılacak gerçek bir iş vardır: boş bir sistemi sizin işletmenize dönüştürmek. Firmanız, kullanıcılarınız, cari ve stok kartlarınız, belge görünümünüz ve e-Belge tarafı tanımlanır; ekip kullanmayı öğrenir.

Bu işin hızını çoğu zaman yazılım değil, sizin tarafınızdaki hazırlık belirler. Bu yazı kuruluma başlamadan önce neyi netleştirmeniz ve neyi toplamanız gerektiğini anlatıyor. Kurulumun adım adım nasıl yürüdüğünü ayrıca girusTicari kurulum sayfamızda topladık.

Bulut yazılımda "kurulum" aslında tanımlama demektir

Masaüstü programlarda kurulum, yazılımı bilgisayara yüklemek demekti. girusTicari'de bu adım yoktur. Kurulum dediğimiz iş, sistemi işletmenizin düzenine göre ayarlamaktır: hangi işler sisteme girecek, kim ne yapacak, hangi veriler taşınacak, faturanız nasıl görünecek.

Bu tanımlar eksik kaldığında sistem yine çalışır, ama sizin gibi çalışmaz. Aynı müşteri iki kez açılır, stok kodları eski dosyadaki karmaşayı taşır, fatura beklediğiniz görünümde çıkmaz. Hazırlık bu yüzden önemlidir: kurulumda verilen her karar, sonraki aylarda her gün kullanacağınız düzeni belirler.

Önce kapsam: hangi işler sisteme girecek?

İlk hazırlık bir listedir. Bugün işletmenizde hangi işleri yapıyorsunuz ve bunların hangilerini sisteme almak istiyorsunuz?

girusTicari'nin işlevsel kapsamı muhasebe ve finans yönetimi, envanter, satış, satınalma ve sipariş yönetimi, sabit kıymet, ithalat ve ihracat ile e-uygulamaları içerir. Ürün bir Standart Paket ve ayrı lisanslanan ek modüllerden oluşur. Üretim, E-Ticaret, İthalat, İhracat, Mobil Uygulama, Sabit Kıymet Yönetimi, Periyodik Sözleşme, KVKK ve ÜTS bu ek modüller arasındadır.

Pratikte kendinize şu soruları sorun:

• Günlük işiniz ne? Alış, satış, stok ve cari takibi mi, yoksa bunlara ek olarak üretim, ithalat ya da ihracat da var mı?
• Sahada çalışan var mı? Mobil kullanım gerekiyorsa bunu baştan söyleyin.
• Bugün neyi hiç takip edemiyorsunuz? Kurulumdan beklediğiniz asıl fayda genellikle bu sorunun cevabındadır.

Hangi ihtiyacın Standart Paket içinde, hangisinin ek modülle karşılandığını analiz görüşmesinde birlikte netleştiririz. İhtiyacınız üretim planlama gibi daha derin bir alana kayıyorsa bunu da açıkça söyleriz; bu durumda doğru ürün LioXERP olabilir.

Kullanıcılar: kim kullanacak, ne yapacak?

İkinci hazırlık insanlarla ilgilidir. Sistemi kim kullanacak ve her kişi hangi işi yapacak?

Faturayı kesen kişiyle raporu okuyan kişinin ihtiyacı aynı değildir. Depoda stok giren çalışan, cari bakiyeleri takip eden muhasebe sorumlusu ve genel tabloya bakan işletme sahibi farklı ekranlarla çalışır. Kullanıcı sayısı seçtiğiniz pakete göre belirlenir; bu yüzden listeyi kurulumdan önce çıkarmak paket kararını da kolaylaştırır.

Hazırlamanız gerekenler:

• Sistemi kullanacak kişilerin listesi ve her birinin yapacağı iş.
• Kimin neyi görmemesi gerektiği (örneğin maliyet ya da bakiye bilgisi).
• Mali müşavirinizin sisteme nasıl dahil olacağı: sistemde çalışacak mı, dönemsel olarak kayıt mı alacak?

Veriniz: cari, stok ve açılış bakiyeleri

Kurulumu en çok bekleten şey teknik değil, veridir. Cari listesi güncel değilse, stok kodları tutarsızsa ya da açılış bakiyeleri muhasebeyle uyuşmuyorsa aktarım bekler.

Eski programınızdan ya da Excel'den veri taşımak girusTicari'de ayrı bir ek hizmettir (Veri Transferi). Veriniz ne kadar düzenliyse bu iş o kadar sade ilerler. Başlamadan önce şunları yapın:

• Cari listenizi temizleyin. Aynı müşteri ya da tedarikçi farklı adlarla birden fazla kez açılmış mı? Vergi numarası ve adres bilgileri eksik mi?
• Stok listenizi tek dosyada toplayın. Aynı ürün farklı adlarla ya da farklı kodlarla duruyor mu? Birim bilgisi (adet, kilo, koli) tutarlı mı?
• Açılış bakiyelerini mali müşavirinizle birlikte belirleyin. Cari ve stok bakiyelerinin hangi tarih itibarıyla aktarılacağını netleştirin.
• Geçmiş hareketler için karar verin. Geçmiş faturaların tamamının mı taşınacağını, yoksa yalnız açılış bakiyeleriyle mi başlanacağını analizde konuşuruz.

Belgeleriniz: fatura görünümü ve raporlar

Dördüncü hazırlık, sistemden çıkacak belgelerle ilgilidir.

Faturanızın ve diğer belgelerinizin kurumsal görünüme uyarlanması Fatura Dizayn ek hizmetiyle yapılır. Standart raporların dışında ihtiyaç duyduğunuz raporlar için de Raporlama ek hizmeti vardır.

Bu iki konuda hazırlık basittir:

• Bugün kullandığınız fatura, irsaliye ya da teklif örneklerinden birer tane ayırın.
• Her hafta ya da her ay mutlaka baktığınız raporları listeleyin: hangi bilgi, hangi kırılımda, kim bakıyor?

Standart ekran ve raporlar çoğu işletmenin ihtiyacını karşılar. Neyin standartla çözüldüğünü, neyin ek iş gerektirdiğini örnekler üzerinden birlikte ayırırız.

e-Belge tarafı: mali müşavirinizle birlikte

girusTicari'nin kapsamında e-uygulamalar, yani e-dönüşüm belgeleri yer alır. e-Belge tarafında belgeler paket halinde alınan kontörle düzenlenir; kontör 12 ay geçerlidir ve sözleşme yıllıktır.

İşletmenizin hangi e-Belge türlerini kullanacağını ve geçiş zamanlamasını mali müşaviriniz söyler. Kurulumdan önce onunla şu konuları konuşmanız işinizi kolaylaştırır:

• Hangi belge türlerini düzenleyeceksiniz?
• Yıllık belge hacminiz kabaca ne kadar? Kontör planı bu tahmine göre yapılır.
• Başvuru ve kimlik doğrulama tarafında sizin tamamlamanız gereken bir adım var mı?

Mali müşavirinizi kurulum görüşmesine dahil etmenizi özellikle öneririz. Cari kart yapısı ve belge akışı onunla birlikte kurulduğunda ay sonu sürprizleri azalır.

Eğitim ve ilk günler: zaman ayırın

Son hazırlık takvimle ilgilidir. girusTicari eğitimi yerinde veya uzaktan verilebilir; Eğitim de ayrı alınabilen bir ek hizmettir.

Eğitimin verimli geçmesi için:

• Eğitime katılacak kişileri ve rollerini önceden belirleyin.
• Eğitim günlerini yoğun dönemlere denk getirmeyin.
• İlk gerçek belgelerin kesileceği günü birlikte planlayın; bu dönemde sorular yoğun olur.
• Eski sistemi bir süre paralel tutup tutmayacağınıza baştan karar verin.

Kurulum ilk yazılım deneyiminizse bu bölüme özellikle zaman ayırın. Ekibin sisteme alışması, sistemin doğru tanımlanması kadar önemlidir.

Sonuç ve çağrı

girusTicari'de kurulum bir yükleme işi değil, işletmenizi sisteme tanımlama işidir. Bu işin ne kadar sade ilerleyeceğini büyük ölçüde sizin hazırlığınız belirler: kapsam listesi, kullanıcılar, temiz cari ve stok verisi, belge örnekleri, mali müşavirinizle konuşulmuş bir e-Belge planı ve eğitime ayrılmış zaman.

Kurulum süresi bu hazırlığa ve kapsamınıza göre belirlenir; kapsamı görmeden bir süre söylemiyoruz. Kurulum görüşmesi planlayın: kapsamınızı ve veri durumunuzu birlikte çıkaralım, hazırlıkta nereden başlamanız gerektiğini söyleyelim. Adımların tamamı için girusTicari kurulum sayfamıza, ürünün kendisi için girusTicari sayfamıza göz atabilirsiniz.