Satın Alma WhatsApp'ta ve Excel'de Yürüyorsa: Talepten Mal Kabule Takip

Satın alma talebi bir mesajda, teklif bir e-postada, sipariş bir tabloda kalınca kimin ne istediği, neyin geleceği ve neyin ödeneceği görünmez olur. Talepten mal kabule takibi tek akışta toplamanın yolunu anlattık.

Depocu "şu üründen azaldı" diye WhatsApp'tan yazıyor. Satın almadan sorumlu kişi iki tedarikçiye telefonla fiyat soruyor, birinin cevabı e-postayla geliyor. Sipariş, bir Excel satırı olarak not ediliyor. Malın üç gün sonra geldiğini ise kapıdaki kişi biliyor.

Tek tek bakınca hiçbir adım yanlış değil. Ama zincirin tamamını görebilen kimse yok. Birisi "o sipariş ne oldu?" diye sorduğunda cevap bulmak için üç yere bakmak gerekiyor. Bu yazıda satın almanın talepten mal kabule kadar nerede dağıldığını ve bu zinciri nasıl tek akışta toplayabileceğinizi anlatıyoruz.

Satın alma zinciri: altı adım, çoğu zaman altı ayrı yer

Küçük işletmede bile satın alma tek bir işlem değil, bir zincirdir. İhtiyaç bildirilir, fiyat alınır, tedarikçi seçilir, sipariş verilir, mal teslim alınır, fatura işlenir ve ödeme planlanır. Her adım farklı bir kişinin ve çoğu zaman farklı bir aracın işidir.

• Talep: Depo, üretim ya da satış ekibi bir ihtiyacı bildirir. Çoğunlukla mesajla, bazen sözlü.
• Teklif: Birden fazla tedarikçiden fiyat ve termin alınır. Cevaplar telefon, e-posta ve mesaj arasında dağılır.
• Sipariş: Seçilen tedarikçiye sipariş geçilir. Tablo ya da e-posta olarak kalır.
• Mal kabul: Mal gelir, depoda sayılır. İrsaliye kâğıtta durur ya da geç girilir.
• Fatura: Tedarikçi faturası muhasebeye ulaşır, siparişle eşleştirilir.
• Ödeme: Vade ve tutar cari kayıtlara bakılarak planlanır.

Bu altı adım ayrı yerlerde tutulduğunda, aralarındaki geçişleri bir insan taşımak zorunda kalır. Her taşıma bir gecikme ve bir hata ihtimalidir.

Dağınık satın almanın sessiz maliyetleri

Bu dağınıklık genellikle büyük bir krizle değil, küçük ve tekrarlayan sorunlarla kendini gösterir. Rakam vermeden, işleyişten tanıdık olanları sıralayalım:

• Aynı ürünün iki kez sipariş edilmesi: Talep iki kişiden geldi, ikisi de ayrı ayrı sipariş verdi.
• Geç fark edilen eksik: Sipariş verildi sanıldı ama verilmemişti. Üretim ya da satış durduğunda öğrenildi.
• Karşılaştırılmayan teklif: Fiyat farkı vardı ama diğer teklif o gün bulunamadı, bilinen tedarikçiden devam edildi.
• Eksik gelen mal, tam ödenen fatura: Sipariş 100, gelen 90, fatura 100. Üçünü yan yana koyan yoksa fark ödemeden sonra ortaya çıkar.
• Ödeme planı tahmine dayanır: Hangi siparişin faturalandığı, hangisinin yolda olduğu net olmadığı için vadeler elle takip edilir.

Bunların hiçbiri bir kişinin ihmalinden değil, bilginin dağınık olmasından gelir. Aynı mantığı stok tarafında sayım farkının nereden doğduğunu anlattığımız yazıda da görebilirsiniz: fark, olay ile kayıt arasındaki boşlukta doğar.

Üç soru: zincirinizin neresinde kopuyor?

Bir sistem seçmeden önce mevcut akışa bakmak yeterlidir. Şu üç soruya net cevap verebiliyor musunuz?

• Şu an yolda olan siparişlerin listesi tek bir yerden, birkaç dakikada çıkıyor mu?
• Bir ürünün son siparişini, hangi tedarikçiden, hangi fiyatla verdiğinizi hemen bulabiliyor musunuz?
• Gelen malı, siparişle ve tedarikçi faturasıyla yan yana görebiliyor musunuz?

Üçüne "evet" diyorsanız mevcut düzeniniz sizin ölçeğinize yetiyor olabilir. Birine bile "hayır" diyorsanız, kopukluk o noktadadır ve önce orayı kapatmak gerekir.

Zinciri tek akışta toplamak ne demek?

Amaç satın almayı bürokratikleştirmek değildir. Amaç, her adımın bir önceki adımın kaydından devam etmesidir: sipariş talepten, mal kabul siparişten, fatura mal kabulden türer. Böylece "bu hangi siparişin faturası" sorusu aranarak değil kayıttan okunarak cevaplanır.

Bu akışın her işletmede aynı ağırlıkta olması gerekmez. Bazı işletmelerde talep ve teklif adımı ayrıdır ve onay gerektirir, bazılarında doğrudan sipariş verilir. Önemli olan, sizin gerçekte yaptığınız adımların kayıtta da aynı sırayla yer almasıdır. Satış tarafında aynı fikri teklif, sipariş, irsaliye ve fatura zinciri yazımızda anlattık; satın alma bunun ayna görüntüsüdür.

girusTicari'de satın alma nasıl yer alıyor?

girusTicari, envanter, satış, satınalma, sipariş, muhasebe-finans ve e-dönüşüm uygulamalarını tek bulut tabanlı yapıda toplayan bir ticari yazılımdır. Satınalma sipariş yönetiminde talep, teklif ve satın alma siparişi ekranları bulunur. Mal kabul ve fatura işlemleri irsaliye-fatura yönetiminde, stok ve cari hesap ise aynı yapıda tutulur; yani bir tedarikçiyle ilgili sipariş, teslimat ve fatura tek bir cari kartın etrafında okunabilir.

Burada abartmamak gerekir: yazılım doğru tedarikçiyi seçmez, eksik gelen malı kendiliğinden fark etmez. Yaptığı şey, kayıtları aynı yerde tutarak farkı görünür kılmaktır. Hangi adımların sizin için gerekli olduğu işleyişinize göre değişir; ürünü girus sayfamızdan inceleyebilirsiniz.

Geçmeden önce hazırlanacaklar

Satın almayı sisteme taşırken en çok zaman alan iş yazılım değil, kuralları netleştirmektir. Aşağıdaki sorular kurulumdan önce cevaplanırsa geçiş çok daha sakin geçer:

• Talebi kim açar, siparişi kim verir? Onay gerekiyor mu, gerekiyorsa kimden?
• Hangi tedarikçiler ve ürünler cari ve stok kartı olarak mevcut tablolarda tutuluyor, kartlar tutarlı mı?
• Mal kabulü kim yapar ve irsaliye ne kadar sürede girilir?
• Eksik ya da hatalı gelen mal kime bildirilir, kayıtta nasıl izlenir?

Mevcut tablolardaki cari ve stok bilgisinin nasıl taşınacağı ve ekibin eğitimi girus kurulum sürecinde ele alınır.

Sonuç: Önce zincirin nerede koptuğunu bulun

Satın almadaki sorunların çoğu bir kişiden değil, talepten mal kabule uzanan zincirin parçalı olmasından gelir. Önce üç soruyla kopukluğu bulmak, sonra o noktayı kapatmak, çoğu zaman tam bir dönüşümden daha doğru bir başlangıçtır.

Satın alma akışınızın bugün nerede dağıldığını birlikte değerlendirmek isterseniz bir görüşme planlayın. İşleyişinize bakar, girus'un size uygun olup olmadığını açıkça söyleriz.