Teklif, Sipariş, İrsaliye ve Fatura Aynı Zincirde Olmayınca Ne Olur?

Teklif bir dosyada, sipariş mesajda, irsaliye kâğıtta, fatura başka bir portalda duruyorsa satış zinciri kopar. Bağı kurmak için nereden başlanacağını anlattık.

Müşteri telefonda "geçen hafta konuştuğumuz teklifi siparişe çevirelim" der. Satışçı teklifi arar, bir Excel dosyasında bulur. Depo sevki hazırlar, muhasebe faturayı kesmek için sipariş detayını sorar. Üç kişi, üç ayrı yerde aynı işin farklı kopyalarına bakar.

Bu tablo küçük işletmelerde çok tanıdıktır. Her adım kendi içinde makuldür; sorun, adımların birbirine bağlı olmamasıdır. Bu yazıda teklif, sipariş, irsaliye ve fatura arasındaki bağın kopmasının nelere yol açtığını ve bu zinciri tek yerde kurmanın ne anlama geldiğini anlatıyoruz.

Satış zinciri dört belgeden oluşur

Bir satışın arkasında genellikle dört belge vardır. Her biri farklı bir soruya cevap verir:

• Teklif: Müşteriye ne, hangi koşulla önerdik?
• Sipariş: Müşteri ne istedi, hangi miktarda ve ne zaman istedi?
• İrsaliye (sevk): Gerçekte ne gönderildi?
• Fatura: Ne için, ne kadar bedel kesildi?

Dördü aynı satışın dört görünümüdür. Aralarındaki bağ kayıtta durduğunda bir belgeden diğerine gidebilirsiniz. Bağ yoksa her belge yalnız kendi bilgisini taşır ve aradaki fark hiçbir kayıtta görünmez.

Zincir koptuğunda ne olur?

Belgeler ayrı yerlerde durduğunda aynı hatalar işletmeden işletmeye tekrar eder:

• Aynı bilgi üç kez yazılır. Ürün adı, miktar ve fiyat teklifte, siparişte ve faturada ayrı ayrı girilir. Her girişte yanlış yazma ihtimali de çoğalır.
• Teklifle fatura arasında fark oluşur. Teklifte konuşulan koşul faturaya aynen geçmeyebilir. Fark çoğu zaman müşteri itiraz edince fark edilir.
• Kısmi sevk unutulur. Sipariş edilenin bir kısmı gitmiş, kalanı beklemektedir. Bunu bilen kişi o gün izinliyse kalan miktar da unutulur.
• Fatura, neyin sevk edildiği bilinmeden kesilir. Muhasebe gerçekte gönderilen miktarı bilmeden fatura düzenlerse stok ve cari rakamları birbirini tutmaz.
• Bekleyen teklifler görünmez. Kaç teklifin cevap beklediği ve hangisinin kaç gündür açık durduğu hiçbir yerde toplanmaz.

Bunların hiçbiri tek başına büyük bir arıza değildir. Ama hepsi ay sonunda aynı yere çıkar: stok, cari ve satış rakamlarının birbirini tutmaması. Stok tarafında yaşananları Excel ile stok takibinin gizli maliyeti yazısında, cari tarafını ise cari takip Excel'de yürüyor mu yazısında anlattık.

Küçük işletmelerde bu neden bu kadar yaygın?

Çünkü hiçbir adım tek başına sorun çıkarmaz. Teklif Word ya da Excel'de hızlıca hazırlanır, sipariş telefondan ya da mesajdan gelir, irsaliyeyi depo elle yazar, fatura ise başka bir portaldan kesilir. İşletme büyüdükçe bu parçaların her biri bir kişiye ya da bir alışkanlığa bağlı hale gelir.

Sorunun kaynağı çoğunlukla özen eksikliği değildir; her aracın kendi başına yeterli görünmesidir. Zincirin bağlı olmadığı, ancak iş hacmi arttığında ya da bu düzeni bilen kişi ayrıldığında fark edilir.

Zinciri tek sistemde kurmak ne demek?

Buradaki hedef "her şeyi otomatik yapmak" değildir. Hedef, teklifte yazılan bilginin siparişte, sevkte ve faturada yeniden yazılmak yerine izlenebilir olmasıdır.

girusTicari bu zinciri aynı yapının içinde sunar. Satış Sipariş Yönetimi altında satış teklifleri ve satış siparişleri, kapama ekranlarıyla birlikte yer alır. İrsaliye-Fatura Yönetimi altında ise irsaliye ve fatura işlemleri, siparişten toplu sevk ve toplu faturalandırma gibi ekranlar bulunur. e-Fatura, e-Arşiv ve e-İrsaliye gibi e-dönüşüm belgeleri de aynı bulut yapının kapsamındadır.

Bir sınır belirtelim: Bu ekranların sizin işinizde hangi sırayla ve hangi onay adımlarıyla kullanılacağı kurulum analizinde belirlenir. Örneğin girusTicari'de ayrı bir onay yönetimi modülü yoktur; sipariş onayı teklif üzerinden yürür. Kendi onay düzeniniz varsa bunu baştan konuşmak gerekir.

Geçişten önce kendinize sorun

Sisteme geçmeden önce bugünkü akışı kâğıda dökmek, kurulumun en işe yarar hazırlığıdır. Şu soruların cevabı çoğu zaman yeterlidir:

• Teklif nerede hazırlanıyor ve onu kim onaylıyor? Onay adımı varsa kimden geçtiği net olmalı.
• Sipariş hangi kanaldan geliyor? Telefon, e-posta ve mesaj arasında dağılıyorsa tek bir giriş noktası belirlemek gerekir.
• Kısmi sevk yapıyor musunuz? Yapıyorsanız kalan miktarın nasıl izleneceğini önceden konuşun.
• Faturayı kim, hangi belgeye bakarak kesiyor? Sevkten sonra mı, siparişle birlikte mi?
• Mali müşaviriniz sürece nasıl dahil? e-Belge türlerini ve zamanlamayı onunla netleştirin.

Bu listeyi doldurduğunuzda elinizde çoğu işletmenin sahip olmadığı bir şey olur: yazılı bir satış süreci. Sistem bu süreci hızlandırır, ama süreci sizin yerinize kurmaz.

Ne zaman beklenebilir, ne zaman beklenmez?

Her işletmenin aynı anda geçmesi gerekmez. Teklif ve sipariş sayısı çok azsa ve süreç tek kişide toplanıyorsa mevcut düzen bir süre daha yeterli olabilir. Ama aynı bilgiyi birden fazla kişi yazıyorsa, bir belge diğeriyle çelişiyorsa ya da "bu sipariş ne durumda" sorusunu yanıtlamak için birini aramanız gerekiyorsa zincir bağlanmayı bekliyordur.

Belgelerin cari ve stokla aynı sistemde nasıl toplanabileceğini e-Fatura, cari ve stok takibi aynı sistemde nasıl yönetilir yazısında ele aldık.

Sonuç ve çağrı

Teklif, sipariş, irsaliye ve fatura aynı satışın dört belgesidir. Birbirine bağlı olduklarında her sorunun cevabı kayıtta durur; bağlı olmadıklarında cevap birinin hafızasına kalır. Önce bugünkü akışınızı yazıya dökün, sonra hangi adımda bilginin kaybolduğuna bakın.

Satış akışınızı ve belge düzeninizi bir görüşmede birlikte inceleyelim; girusTicari'nin işinize uyup uymadığını açıkça söyleyelim. Ürünü girusTicari sayfamızda, kurulumun nasıl ilerlediğini kurulum sayfamızda bulabilirsiniz.