Cari Takip Excel'de Yürüyor mu? Vade ve Tahsilat Kaçmasın

Cari takip, kimin ne kadar borcu olduğunu yazmaktan fazlasıdır: vadeyi, tahsilatı ve çek/senedi aynı kayda bağlamak gerekir. Excel'in nerede yorulduğunu ve neye bakarak karar vereceğinizi anlattık.

Ay başında bir müşteriniz arar: "Ödememi yapmıştım, hâlâ borçlu görünüyorum." Excel'e bakarsınız, tahsilat bir satırda var ama cariye işlenmemiştir. Ya da tersi: ödeme gelmemiştir ama kimse hatırlatmamıştır, çünkü vadenin geldiğini gören yoktur.

Cari takip çoğu işletmede "basit bir liste" diye başlar. Bu yazıda o listenin nerede yorulduğunu, vade ve tahsilat takibinin neden ayrı bir iş olduğunu ve karar verirken hangi sorulara bakmanız gerektiğini anlatıyoruz.

Cari takip yalnızca bakiye tutmak değildir

Bakiye, sonucun bir satırıdır. Onu doğuran şeyler faturalar, tahsilatlar, ödemeler, iadeler ve çek ya da senetlerdir. Cari takip bu hareketlerin doğru cariye, doğru tarihle işlenmesi ve her an toplamının görülebilmesidir. Bir işletme sahibi için asıl soru iki tanedir: "Bu ay kimden ne tahsil etmem gerekiyor?" ve "Bu ay kime ne ödemem gerekiyor?"

Excel'de cari takip nerede zorlanır?

• Hareketler farklı yerlerde durur. Fatura bir portalda kesilir, tahsilat banka ekstresinde görünür, çek ya da senet bir deftere veya başka bir sayfaya yazılır. Bakiyeyi çıkarmak için hepsini yan yana getirmek gerekir.
• Vade kendiliğinden hatırlatmaz. Tarih sütunu vardır ama "bu hafta vadesi gelenler" listesi bir kişinin elle filtrelemesine bağlıdır. O kişi izinde olduğunda liste bakılmadan kalır.
• Aynı cari, farklı adlar. "Yıldız Ticaret", "Yıldız Tic." ve "YILDIZ" üç ayrı satırdır. Fatura birine, tahsilat diğerine işlenir.
• Tek dosya, tek kişi. İki kişi aynı anda yazınca sürümler çatışır. Biri güncellemediğinde dosyanın hangi kopyasının doğru olduğu tartışma konusu olur.
• Geçmişi sorgulamak zordur. "Bu müşteri son altı ayda genelde kaç gün geç ödedi?" sorusu, kayıtlar tutarlı değilse cevaplanamaz.

Bunlar Excel'in kusuru değil; Excel'in bir hesap tablosu olmasının sonucudur. Hesap tablosu kayıt tutar ama "bu kayıt hangi belgeye bağlı, sıradaki adım ne" bilgisini kendiliğinden taşımaz. Stok tarafında aynı mekanizmayı Excel ile stok takibinin gizli maliyeti yazısında anlatmıştık; cari tarafında da tablo aynıdır.

Vade ve tahsilat takibi neden ayrı bir iştir?

Fatura kesmek satışı kayda geçirir; nakde dönüşmesi ise vade ve tahsilatla olur. Satış hedefini tutturup nakit sıkışması yaşayan bir işletmede sorun çoğu zaman satışta değil, alacağın ne zaman geleceğinin görünmemesindedir.

Vade takibinin iki yüzü vardır. Alacak tarafında, vadesi gelen ya da geçen müşterileri görmek ve aramak. Borç tarafında, tedarikçi ödemelerini nakit durumuna göre sıraya koymak. İkisi aynı kayıttan okunabildiğinde nakit akışı tahmin olmaktan çıkıp planlamaya döner.

Çek ve senet varsa tablo daha da dağılır

Çek ya da senetle çalışan işletmelerde bir alacak yalnızca "ödendi/ödenmedi" değildir: portföyde olabilir, bir tedarikçiye ciro edilmiş olabilir, tahsile verilmiş ya da iade edilmiş olabilir. Bu durumları bir hücreye "çek verildi" yazarak yönetmek, birkaç kayıttan sonra kontrolü zorlaştırır. Çek ve senedin cari hesapla aynı sistemde izlenmesi, "bu müşterinin bakiyesi ne ve elimde ondan kalan evrak ne" sorusunu tek ekrana indirir.

Ön muhasebe yazılımı bu işi nasıl değiştirir?

Bulut tabanlı girusTicari, muhasebe, finans, envanter, satış ve satınalma alanlarını ve e-dönüşüm belgelerini tek yapıda toplar. Finans tarafında cari, kasa ve banka hareketleri, çek/senet işlemleri ve nakit akış yönetimi bulunur; cari ve banka bakiyelerini izlemek için ayrı izleme ekranları vardır. Banka hareketlerini sisteme almak için banka ekstresi dosyalarıyla çalışan bir içeri aktarma yolu da ürünün finans menüsündedir.

Burada belirtmemiz gereken bir sınır var: bu özelliklerin sizin işinizde nasıl kurulacağı, hangi ekranın hangi sorunuza cevap vereceği ve hangi modüllerin lisansa dahil olduğu, işleyişinize bakılmadan söylenmez. Çek/senet kullanıyor musunuz, tahsilatları kim giriyor, banka hesabınız kaç tane; bunlar kurguyu belirler. Bu yüzden ürünü anlatmadan önce mevcut akışınıza bakarız.

Fatura, tahsilat ve stok aynı sistemde durduğunda ne değiştiğini e-Fatura, cari ve stok takibi aynı sistemde nasıl yönetilir yazısında ayrıca ele aldık. Mali müşavirinizle bakiye mutabakatı yaşıyorsanız mali müşavir gözüyle e-belge geçişi yazısı da işinize yarayabilir.

Geçmeden önce cari kartları temizleyin

Hangi yazılıma geçerseniz geçin, yanlış başlayan cari, yeni sistemde de yanlış devam eder. Geçişten önce yapılacak üç iş vardır:

• Mükerrer carileri birleştirin. Aynı müşterinin farklı yazımlarını tek karta indirin.
• Açık bakiyeleri doğrulayın. Müşteri ve tedarikçilerle ekstre kontrolü yaparak devir bakiyelerini netleştirin; gerekirse mali müşavirinizle birlikte.
• Vade kurallarını yazın. Hangi müşteriye kaç gün vade veriyorsunuz, gecikmede kim arıyor? Kural yazılı değilse sisteme de aktarılamaz.

Mevcut tablolardaki cari kart, stok kartı ve geçmiş fatura bilgisi şablon dosyalarıyla sisteme aktarılabilir. Bunun nasıl işlediğini girus kurulum sayfasında anlattık.

Excel yeterli mi, değil mi? Beş soru

• Ay sonunda mali müşavirinizle ya da müşterilerle bakiye farkı konuşuyor musunuz?
• Vadesi gelen alacakları görmek için biri her hafta dosyayı elle mi tarıyor?
• Fatura, tahsilat ve çek/senet farklı dosyalarda mı duruyor?
• Cari dosyasını birden fazla kişi güncelliyor mu?
• Bir müşterinin geçmiş ödeme alışkanlığını sorulduğunda hemen cevap verebiliyor musunuz?

İki ya da daha fazlasına "evet" diyorsanız Excel'in yorulduğu noktadasınız demektir. Bu, hemen sistem değiştirmeniz gerektiği anlamına gelmez; ama önce neyin kaçtığını görmek için bir plan yapmanın zamanıdır. Doğru çözümün girus mu yoksa daha kapsamlı bir ERP mi olduğuna dair çerçeveyi girus mu ERP mi yazısında anlattık.

Sonuç ve çağrı

Cari takipte amaç, her müşterinin bakiyesini kusursuz hesaplamaktan önce vadesi gelen alacağı kaçırmamaktır. Fatura, tahsilat ve çek/senet aynı kayıtta buluştuğunda bu görünür hale gelir. Mevcut cari ve tahsilat akışınıza bir görüşmede birlikte bakalım. Ürünü girus sayfamızda inceleyebilir ya da bizimle iletişime geçebilirsiniz.