ERP Projesinde İç Sorumlu Neden Kritik?

ERP projesinin kaderini çoğu zaman yazılım değil, işletme içindeki proje sorumlusu belirler. Bu kişi kim olmalı, ne yapmalı, hangi yetkiye sahip olmalı?

ERP projeleri üzerine konuşurken ilk akla gelen sorular genelde yazılımla ilgilidir: hangi modüller, hangi kapsam, ne kadar sürer? Oysa sahada gördüğümüz tablo daha sade. Aynı kapsamda başlayan iki projeden biri sorunsuz canlıya çıkar, diğeri aylarca sürünür. Aradaki fark çoğu zaman yazılımda değil, işletmenin içinde projeyi sahiplenen bir kişinin olup olmamasındadır.

Bu yazıda ERP projesinde "iç sorumlu" dediğimiz rolün ne olduğunu, neden bu kadar belirleyici olduğunu ve bu rolü kimin üstlenmesinin daha doğru olduğunu anlatıyoruz.

İç sorumlu kimdir, ne yapar?

İç sorumlu, ERP projesinde işletmenin yüzüdür. Danışman ekip sistemi kurar, ama işletmenin işini en iyi bilen kişiler sizin ekibinizdir. İç sorumlu bu iki tarafı birbirine bağlar. ERP'yi iyi bilmesi gerekmez; işin nasıl yürüdüğünü ve şirkette kararların nasıl alındığını bilmesi gerekir.

Görevleri kabaca şöyledir:

• Ön analizde doğru kişilerin (finans, depo, üretim, satış, satınalma) görüşmelere katılmasını sağlar.
• Süreç sorularına şirket adına cevap verir; bilmediği konuyu doğru kişiden öğrenip getirir.
• Mevcut verinin (cari, stok, ürün listesi) toparlanmasını ve kontrolünü takip eder.
• Test aşamasında ekibin gerçek senaryoları denemesini organize eder.
• Eğitimlere katılımı ve sonrasında sistemin gerçekten kullanılmasını takip eder.
• Çözülemeyen konuları yönetime taşır, karar bekleyen işi görünür tutar.

İç sorumlu yoksa ne olur?

Tipik belirtiler şunlardır. Danışman soru sorar, cevap haftalar sonra gelir, çünkü sorunun kime ait olduğu belli değildir. Aynı konuda finans bir şey söyler, depo başka bir şey; ortak karar verecek kimse yoktur. Veri hazırlığı "zaman bulunca" yapılır. Eğitim günü ekibin yarısı gelmez, çünkü projeyi kimse kendi işi olarak görmemiştir.

Bu durumda proje yavaşlar, ama asıl risk daha sessizdir: sistem teknik olarak kurulur, fakat ekip onu sahiplenmez. Birkaç ay sonra yine Excel dosyalarına dönülür. Yazılım değil iş süreci kurmak yaklaşımımızda süreç ve ekip sahipliğini bu yüzden başa koyuyoruz.

Bu rolü kim üstlenmeli?

En sık yapılan hata, işi "bilgisayardan anlayan" kişiye vermektir. ERP bir bilgi işlem projesi değil, bir iş süreci projesidir. Süreç soruları çoğu zaman teknik değildir: iade nasıl işlenir, hammadde girişinde kim onay verir, ay sonu kapanışı hangi sırayla yapılır?

İyi bir iç sorumlunun ortak özellikleri şunlardır:

• İşin gerçek akışını bilir; kâğıt üzerindeki halini değil, sahadaki halini.
• Ekip tarafından dinlenir; önerisini kabul ettirebilir.
• Karar akışını bilir; hangi konuda kime gideceğini bilir.
• Projeye zaman ayırabilir; yani günlük işinin bir kısmı devredilmiştir.
• Değişime açıktır ve ekibe sakin, sabırlı anlatabilir.

Küçük ve orta ölçekli şirketlerde bu rolü çoğunlukla finans sorumlusu, operasyon müdürü ya da yönetici üstlenir. Üretim yapan firmalarda üretim ya da planlama tarafından bir isim çok değerlidir. Bilgi işlem ekibi varsa teknik konularda yanında olur, ama süreç sahibi olarak tek başına bırakılmaması iyi olur.

Yetki ve zaman: ikisi olmadan rol çalışmaz

Bir kişiye "ERP projesinden sen sorumlusun" demek yetmez. Rolün işleyebilmesi için iki şey gerekir.

Birincisi zaman. Proje, günlük işin üstüne eklenen bir ek yük olursa her zaman ikinci sıraya düşer. Toplantı, veri kontrolü ve test günleri için takvimde yer ayırmak gerekir. Bu, sorumlunun bazı günlük işlerinin başkasına devredilmesi anlamına gelebilir.

İkincisi yetki. İç sorumlu her küçük konuda yönetimin kapısını çalmak zorunda kalırsa süreç yavaşlar. Hangi konularda ekip adına karar verebileceği, hangi konuları yönetime taşıyacağı baştan netleşmelidir. Kapsamı değiştirecek ya da bütçeyi etkileyecek konular yönetimde kalır; günlük süreç ve kullanım kararları ise sorumluda.

Projenin hangi aşamasında ne işe yarar?

• Ön analiz: Mevcut işleyişin anlatılması ve kapsamın belirlenmesi. İç sorumlu, "neyi sisteme almak istiyoruz, neyi şimdilik dışarıda bırakıyoruz" sorusunu yönetimle birlikte netleştirir.
• Kurulum ve veri hazırlığı: Cari, stok ve ürün verisinin doğruluğu çoğunlukla işletmenin işidir. Sorumlu bu verinin toparlanmasını takip eder.
• Test ve eğitim: Gerçek senaryoların denenmesi ve ekibin rolüne göre eğitime katılması.
• Canlıya geçiş ve sonrası: İlk haftalarda çıkan soruların toplanması, tekrarlayan hataların fark edilmesi ve yeni ihtiyaçların düzenli biçimde iletilmesi.

Hazırlık tarafında kendinize bakmak isterseniz ERP projesine hazır olduğunuzu gösteren işaretler yazımız iyi bir başlangıçtır. Üretim tarafında sıralamayı ise üretimde dijital dönüşüme nereden başlanır yazısında anlattık.

Sorumlu belirlerken üç soru

• Bu kişi, işin kâğıttaki değil sahadaki halini anlatabilir mi?
• Projeye ayıracağı zaman gerçekten boşaltıldı mı, yoksa mevcut yüküne eklendi mi?
• Ekip onu dinler mi, yönetim ona karar yetkisi verdi mi?

Üç cevabın da "evet" olması şart değil; ama eksik olan taraf baştan görülürse proje başlamadan önce telafi edilebilir.

Sonuç ve çağrı

ERP projesi bir yazılım teslimi gibi görünür, ama pratikte bir işletme projesidir. Danışman ekip sistemi kurar; sistemin işe yaraması ise işletmenin içinde projeyi sahiplenen kişiye bağlıdır. Rolü ön analiz görüşmesinden önce netleştirmek, projenin en ucuz ve en etkili hazırlığıdır. Liox ERP için ön analiz görüşmesi planlamak isterseniz bize ulaşın; sorumluyu birlikte nasıl tanımlayabileceğinizi de o görüşmede konuşalım.