ERP'de Herkes Tam Kullanıcı Olmak Zorunda mı? Kullanıcı Tiplerini Doğru Ayırmak

ERP projesinde 'kaç kullanıcı?' sorusu çoğu zaman 'herkes' diye cevaplanır. Oysa atölyedeki, depodaki ya da satınalma talebi giren herkesin tam ekran erişimine ihtiyacı yok. Kullanıcıları işe göre ayırmanın yolu.

ERP projesinin ilk toplantılarında sorulan sorulardan biri hep aynıdır: "Kaç kullanıcı olacak?" Cevap çoğu zaman hızlı gelir: "Herkes." Atölye şefi, depocu, satın alma, muhasebe, satış, yönetim... Liste uzar ve proje daha başlamadan en geniş haliyle tanımlanmış olur.

Oysa "herkes sistemde olsun" ile "herkes her ekranı kullansın" aynı şey değildir. Bu yazıda kullanıcıları işe göre ayırmanın neden önemli olduğunu, bunu nasıl yapacağınızı ve ERP projesinin hem bütçesini hem benimsenmesini nasıl etkilediğini anlatıyoruz.

"Herkes" cevabı neden sorun yaratır?

Üç sebepten. Birincisi, kapsam gereğinden geniş görünür; projenin değeri tartışılırken gereksiz bir yük yaratır. İkincisi, sahadaki çalışana karmaşık bir ekran seti verildiğinde sistemi kullanmaktan kaçınır; veri yine kâğıda ya da mesaja döner. Üçüncüsü, her kullanıcının her şeyi görebilmesi yetki ve güvenlik açısından da istenen bir durum değildir.

Sonuç, sistemin kâğıt üzerinde kuruluyken pratikte yarım kullanılmasıdır. Bu tabloyu ERP projesine hazır olduğunuzu gösteren işaretler yazısında da ele almıştık: hazırlık, yazılımdan önce işlerin kimde olduğunu bilmekle başlar.

Kullanıcıyı sayarak değil, işi sayarak başlayın

Doğru sıra şudur: önce işleri yazın, sonra her işin kimde olduğuna bakın. Bir tablo yapın; sol kolonda iş, sağ kolonda o işi yapan kişi ya da rol. Çoğu işletmede kişiler üç gruba ayrılır:

• Süreci yöneten kullanıcılar: Sipariş açan, iş emri planlayan, fatura kesen, stok ve cari kartı yöneten, rapor üreten kişiler. Sistemin geniş kısmını kullanırlar.
• Belirli bir işi yapan kullanıcılar: Atölyede üretim kaydı giren, depoda stok bakan, bakım ekibinde arıza bildiren, bir talebi sisteme girip durumunu izleyen kişiler. Günde birkaç ekranı, hep aynı işi yapmak için kullanırlar.
• Yalnızca bakan kullanıcılar: Yönetim özeti ya da belirli raporları izleyen kişiler. Kayıt yaratmaları gerekmez.

Bu ayrım ERP seçiminden bağımsız olarak işinize yarar. Hangi ürünü seçerseniz seçin, sistemi "kim, ne yapmak için" kullanacak sorusuyla kurarsanız proje daha net ilerler.

LioXERP'de Self Servis kullanıcı kavramı

LioXERP, bu ikinci gruba özel bir kullanıcı tipi sunar: Self Servis. Tam ERP kullanıcısı gibi tüm menüyü değil, belirli işlemleri yapmaya yetecek sınırlı bir ekran setini açar. Kapsamı altı ekran grubundan oluşur:

• Üretim: Üretim kayıt girişi, hurda girişi, duruş girişi, stok izleme ve iş emri görüntüleme.
• Satış sonrası hizmetler: Servis formu girişi, iş emri izleme, stok ve seri izleme.
• Bakım yönetimi: Arıza bildirimi, faaliyet girişi ve stok izleme.
• Proje yönetimi: Müşteri ve taşeron aktivite ilerleme, günlük faaliyet girişi.
• CRM: Müşteri adayı, fırsat tanımlama, faaliyet planı ve girişleri, stok ve cari izleme, satış teklif ve sipariş girişleri.
• Satınalma: Talep girişi ve talep izleme.

Yani atölyedeki operatörün üretim kaydını ve duruşunu girmesi, bakımcının arızayı bildirmesi ya da bölüm sorumlusunun satınalma talebi açması için tam bir ERP kullanıcısı olması gerekmez. Bu tipler farklı lisans kalemleridir; hangi kişinin hangisine girdiği teklifi doğrudan etkiler.

Sahada sade ekran, merkezde bütünlük

Self Servis yaklaşımının asıl faydası lisanstan çok kullanıma gelir. Sahadaki kişiye yalnızca işine yarayan ekranı vermek, kaydın oluştuğu anda sisteme girmesini kolaylaştırır. Üretim verilerini tek noktada görememenin maliyeti yazısında anlattığımız temel ilke tam budur: veri, ilk oluştuğu yerde ve ilgili kişi tarafından girilmeli.

Ekran sade olunca eğitim de kısalır. Operatöre tüm ERP'yi anlatmak yerine üç dört ekranın nasıl kullanılacağı gösterilir. Yöneticiler ise aynı veriyi merkezi sistemde, birbirine bağlı kayıtlar olarak görür.

Kullanıcı listesini çıkarırken sık yapılan hatalar

• Kişi sayısına göre karar vermek. Şirkette kaç kişi çalıştığı değil, kaç kişinin sistemde kayıt yarattığı önemlidir.
• Departman bazında toplu karar. "Üretimin hepsi" ya da "satışın hepsi" demek yerine, o departmanda kimin hangi işi yaptığına bakın. Aynı departmanda iki farklı kullanıcı tipi çıkabilir.
• Mevcut kâğıt akışını görmemek. Defterde, formda ya da mesajla gelen bilgi kimin eliyle sisteme girecek? Bu soru çoğu zaman unutulan kullanıcıyı ortaya çıkarır.
• Gelecekteki ihtiyacı bugüne yüklemek. Bütün olası kullanıcıları ilk gün lisanslamak yerine, önce çekirdek akışı kurup sonra genişlemeyi planlamak çoğu zaman daha sağlıklıdır.

Kullanıcı listesi için bir sorumlu şart

Bu listeyi hazırlamak firmanın iç işidir; dışarıdan bir danışman sizin yerinize hangi çalışanın ne yaptığını bilemez. Bu yüzden projede işleri bilen bir iç sorumlu olması önemlidir. Bunun neden kritik olduğunu ERP projesinde iç sorumlu neden kritik yazısında ayrıca anlattık.

Sonuç: önce iş listesi, sonra kullanıcı sayısı

ERP projesinde kullanıcı sayısı bir tahmin değil, iş listesinin sonucu olmalı. Kimin kayıt yarattığı, kimin yalnızca belirli bir işi yaptığı, kimin sadece baktığı netleşince hem kapsam, hem eğitim, hem teklif daha gerçekçi hale gelir.

Kendi süreçlerinizi birlikte çıkaralım: ön analiz görüşmesinde iş listenize bakar, hangi kullanıcıların hangi tipe girdiğini netleştirir, size uygun olmayanı da açıkça söyleriz. Ürünün kapsamı için LioXERP sayfamıza bakabilirsiniz.