Teklif Verdiniz, Sonra Ne Oldu? Kommo'da Teklif Sonrası Takip Otomatiği

Teklif gönderdiniz, müşteri "döneriz" dedi, sonra kimse aramadı mı? Kommo'da teklif sonrası takibi pipeline aşaması, otomatik görev ve hatırlatmayla kurmak.

Teklif hazırlandı, gönderildi. Müşteri WhatsApp'tan kısa bir cevap yazdı: "Teşekkürler, bakıp döneriz." Satışçı not aldı, başka işe geçti.

Bir süre sonra patron soruyor: "O teklif ne oldu?" Satışçı telefonuna bakıyor, mesajı arıyor, hatırlamaya çalışıyor. Müşteri ya başka yerle anlaşmış ya da hâlâ cevap bekliyor. İkisini de kimse bilmiyor.

Teklif sonrası takip, satışın en kolay kaybolan adımıdır. Teklif hazırlamak görünür bir iştir, takip ise kimsenin takviminde değildir. Bu yazı teklif sonrası takibin neden kaybolduğunu ve Kommo'da bu adımın pipeline aşaması, otomatik görev ve hatırlatmayla nasıl kurulduğunu anlatıyor.

Teklif sonrası takip neden kaybolur?

Sahada en sık gördüğümüz üç neden şunlar:

• Sıradaki adımın sahibi yok. Teklifi gönderen kişi takibi de kendisinin yapacağını varsayar. Ama bunu hatırlatan bir sistem yoktur. Yoğun bir haftada ilk düşen iş budur.
• Takibin tarihi yok. "Birkaç gün sonra ararım" bir plan değildir. Tarih yazılmadığında takip hiçbir listeye girmez.
• Yönetici göremiyor. Hangi tekliflerin cevap beklediği, hangisinin kaç gündür sessiz olduğu satışçının telefonunda ya da e-posta kutusunda durur. Yönetici ancak sorarak öğrenir.

Üçünün ortak noktası şu: Takip bir kişinin hafızasına bırakılmıştır. Çözüm de takibi hafızadan çıkarıp sürecin bir adımı hâline getirmektir.

Önce aşamayı tanımlayın: "Teklif gönderildi"

Kommo'da satış süreci bir pipeline olarak kurulur ve her lead bir aşamada durur. Teklif sonrası takibin ilk adımı, pipeline'da buna ayrılmış bir aşama açmaktır. Adı "Teklif gönderildi", "Teklif iletildi" ya da sizin kullandığınız ifade olabilir.

Bu aşamanın iki işi vardır. Birincisi görünürlük: Yönetici bu sütuna baktığında cevap bekleyen bütün teklifleri tek ekranda görür. İkincisi otomasyon: Kommo'da otomasyonlar pipeline aşamalarına bağlanır. Bir aşama seçilir, bir tetikleyici kurulur, koşul ve yapılacak iş tanımlanır. Lead o aşamaya girdiğinde tetikleyici kendiliğinden çalışır.

Yani teklif gönderildiğinde satışçının yapacağı tek şey, lead'i bu aşamaya taşımaktır. Gerisini aşamaya bağlı otomasyonlar üstlenir.

Otomatik takip görevi: kim, ne zaman, ne yapacak

Aşamaya bağlanan en temel otomasyon, görev açan tetikleyicidir. Lead "Teklif gönderildi" aşamasına girdiğinde Kommo otomatik olarak bir görev oluşturur. Görevde şunlar tanımlanır:

• Sorumlu kişi: Lead'in mevcut sorumlusu ya da sizin seçtiğiniz bir kullanıcı.
• Son tarih: Hemen, gün sonu, birkaç gün sonra ya da sizin belirlediğiniz bir süre sonrası.
• Görev türü: Kommo'da varsayılan olarak "Follow-up" (takip) ve "Meeting" (toplantı) türleri vardır. Yönetici yetkisindeki kullanıcı "Teklif takibi" gibi kendi görev türünü de ekleyebilir.
• Yorum: Görevle birlikte görünecek kısa bir not. Örneğin: "Teklifin ulaştığını teyit et, soruları sor."

Tetikleyiciye koşul da eklenebilir. Belirli bir etiketi taşıyan ya da belirli bir sorumluya ait lead'ler için ayrı görev açılabilir. Tetikleyiciyi kurduğunuzda, o aşamada zaten bekleyen lead'lere de uygulama seçeneği vardır. Böylece geçmişte gönderilmiş ama takibi yapılmamış teklifler de listeye girer.

Sonuç: Teklif gönderildiği anda takip, sorumlusu ve tarihiyle birlikte birinin görev listesine düşer. Hatırlamak gerekmez.

Müşteri cevap verdiğinde ne olur

Takip görevinin bir tarafı da müşterinin hareketidir. Kommo'da lead'ler için otomatik görev yalnız aşama değişikliğinde değil, başka olaylarda da açılabilir. Lead'den e-posta geldiğinde ya da lead'e yeni bir etiket eklendiğinde de görev oluşturulabilir.

Pipeline tarafında da benzer araçlar var. Otomasyonla görev tamamlanabilir, lead başka bir aşamaya taşınabilir ya da sorumlu kullanıcı değiştirilebilir. Örneğin müşteri revizyon istediğinde lead "Revizyon" aşamasına alınır ve teklifi hazırlayan kişiye yeni bir görev düşer. Hangi olayın neyi tetikleyeceği sizin satış sürecinize göre kurulur.

Hatırlatma mesajı: otomatik mi, insan eliyle mi?

Kommo'da aşamaya bağlı otomasyonlar mesaj da gönderebilir. Bağlı bir kanal üzerinden Salesbot ile mesaj atılabilir ya da hazırladığınız bir şablonla e-posta gönderilebilir. E-posta otomasyonu için önce e-posta adresinin Kommo'ya bağlanması ve bir şablon hazırlanması gerekir. Gönderen, lead'in sorumlusu, kurumsal adres ya da belirli bir kullanıcı olabilir.

WhatsApp'ta bir kural bilinmeli: Müşteri son 24 saat içinde size yazmadıysa, konuşmayı ancak Meta'nın onayladığı bir şablon mesajla başlatabilirsiniz. Teklif sonrası hatırlatma çoğu zaman bu pencerenin dışına düşer. Bu yüzden WhatsApp üzerinden otomatik hatırlatma istiyorsanız şablonun önceden hazırlanıp onaylatılması gerekir.

Her teklif için otomatik mesaj doğru olmayabilir. Büyük ve kişiye özel bir teklifte ilk hatırlatmayı bir insanın yapması ilişkiyi korur. Standart ve sık tekrarlanan tekliflerde otomatik e-posta ya da mesaj iş yükünü azaltır. Hangisinin hangi teklif türüne uyduğuna kurulumdan önce karar verin.

Ekip aynı şeyi yapsın: ipuçları ve öncelik

İki araç, takibin ekipte aynı şekilde yapılmasına yardım eder:

• Aşama ipuçları: Her pipeline aşamasının altına, o aşamada ne yapılması gerektiğini anlatan bir not eklenebilir. İpucu kullanıcının deneyim seviyesine göre gösterilir. Yeni başlayan satışçı "Teklif gönderildi" aşamasında neyi kontrol edeceğini ekranda görür.
• Lead puanlama: Kommo'da aşama, UTM bilgisi ya da lead kartındaki bir alana göre puan veren bir formül kurulabilir. Puan lead kartında görünür. Çok sayıda teklifin beklediği dönemde hangisine önce dönüleceğine karar vermeyi kolaylaştırır.

Kurmadan önce netleştirmeniz gerekenler

Otomasyonu kurmak teknik olarak zor değildir. Tetikleyici eklemek için Kommo'da yönetici yetkisi gerekir. Asıl iş, kararları vermektir:

• Aşama adı ve sınırı: Bir lead "Teklif gönderildi" aşamasına tam olarak ne zaman girer? Teklif e-postası gidince mi, müşteri teyit edince mi?
• İlk takibin zamanı: Teklif türüne göre ilk takip ne zaman yapılmalı?
• Sorumlu: Takibi teklifi hazırlayan kişi mi yapar, ayrı bir satış destek kişisi mi?
• Mesajın dili: Otomatik hatırlatma kullanılacaksa metin ne olacak, hangi kanaldan gidecek, WhatsApp için şablon hazır mı?
• Kapanış kuralı: Kaç takipten sonra ya da hangi durumda lead "kaybedildi" olarak kapanır? Kapanırken neden kaydedilecek mi?

Bu kararlar alınmadan kurulan otomasyon, dağınıklığı sisteme taşır. Kommo kurulumunu bu sırayla nasıl yürüttüğümüzü Kommo kurulumu ve WhatsApp bağlantısı sayfasında adım adım anlattık.

Sonuç ve çağrı

Teklif sonrası takip bir hafıza işi olmaktan çıkıp sürecin bir adımına dönüştüğünde, hiçbir teklif "sonra bakarız" ile kaybolmaz. Aşama görünürlüğü, otomatik görev de sorumluluğu ve tarihi getirir. Tekliflerinizi bugün nasıl takip ettiğinizi bir görüşmede birlikte inceleyelim; Kommo'nun size uyup uymadığını ve takip akışının nasıl kurulacağını netleştirelim. Kommo uygunluk görüşmesi al.