Bu Parti Nereye Gitti? Üretimde Lot ve Seri İzlenebilirliği

Müşteri şikâyeti ya da geri çağırmada "bu parti hangi hammaddeden, kime gitti?" sorusuna nasıl hızlı cevap verilir? Lot ve seri izlenebilirliğinin halkaları.

Telefon bir müşteriden gelir: "Geçen ay aldığımız partide sorun var." İlk soru basittir: hangi parti? Sonra sorular çoğalır. Bu parti hangi hammadde lotlarıyla üretildi? O hammaddeyi hangi tedarikçiden, hangi irsaliyeyle aldık? Aynı hammadde lotu başka hangi partilere girdi? O partiler hangi müşterilere gitti?

Cevaplar çoğu işletmede vardır ama dağınıktır. Mal kabul defterinde, üretim formunda, kalite sorumlusunun Excel dosyasında, sevkiyat irsaliyelerinin klasöründe. Zinciri yeniden kurmak, işi bilen birkaç kişinin masasında saatler sürer. O sürede müşteri beklemektedir.

Bu yazı lot ve seri izlenebilirliğinin hangi halkalardan oluştuğunu, zincirin en sık nerede koptuğunu ve bir üretim ERP'sinde bu halkaların nasıl bir araya geldiğini anlatıyor. Gıda, kimya ve plastik gibi bazı sektörlerde izlenebilirlik müşteri ve denetim beklentisidir; hangi kuralların sizin için geçerli olduğu bu yazının konusu değil. Konumuz, soruya kayıttan cevap verebilmek.

"Bu parti nereye gitti?" aslında iki ayrı soru

İzlenebilirlik iki yönde çalışır. Şikâyet ya da geri çağırma anında ikisi birden sorulur.

• Geriye doğru izleme: Elinizdeki mamul partisinden başlarsınız. Hangi iş emriyle üretildi, hangi hammadde lotları tüketildi, bu lotlar hangi tedarikçiden geldi, giriş ve süreç kalite ölçümleri ne gösterdi?
• İleriye doğru izleme: Sorunlu bir hammadde lotundan başlarsınız. Bu lot hangi mamul partilerine girdi, o partiler hangi depoda duruyor, hangileri sevk edildi, kime?

Geriye doğru soru sorunun kaynağını bulur. İleriye doğru soru etkinin sınırını çizer. İkincisine hızlı cevap veremeyen işletme, emin olamadığı için gereğinden geniş bir geri toplama yapmak zorunda kalabilir.

İzlenebilirlik zinciri en sık nerede kopar?

Zincir en zayıf halkası kadar sağlamdır. Görüşmelerde en sık rastladığımız kopma noktaları şunlar:

• Mal kabulde lot yazılmaz. Hammadde gelir, miktar kontrol edilir, stoğa girer. Tedarikçinin lot numarası ya irsaliyede kalır ya hiç kaydedilmez.
• Depoda lotlar karışır. Aynı hammaddenin farklı lotları aynı rafta durur. Hangisinin önce kullanılacağı ustanın hafızasına kalır.
• Üretimde tüketim lot bazında kaydedilmez. İş emrine "bu kadar hammadde çıktı" yazılır ama hangi lottan çıktığı yazılmaz. Geriye izlemenin koptuğu yer çoğunlukla burasıdır.
• Kalite sonuçları ayrı dosyada durur. Ölçüm değerleri kalite sorumlusunun tablosundadır; partiyle bağlantısı elle kurulur.
• Sevkiyatta parti bilgisi kaybolur. İrsaliyede ürün ve miktar vardır, parti yoktur. İleriye izlemenin koptuğu yer burasıdır.

Bu dağınıklık yalnız izlenebilirliği değil, planlamayı da zorlaştırır. Aynı kopukluğun teslim tarihi vermeye nasıl yansıdığını üretim planlama yazımızda anlatmıştık.

İzlenebilirliği sistemde kurmak için gereken halkalar

İzlenebilirlik tek bir ekran değil, beş ayrı noktada doğru kaydın birbirine bağlanmasıdır:

• Kontrollü mal kabul: Lot ya da seri numarası malın içeri girdiği anda verilir ve giriş kalite kontrolü aynı kayda bağlanır.
• Lot bilgisi taşıyan depo: Etiket, raf adresi ve kullanım sırası lot üzerinden yönetilir; önce giren önce çıkar.
• İş emrine bağlı tüketim: Üretimde hangi hammadde lotunun hangi iş emrinde kullanıldığı kayda geçer.
• Partiye bağlı kalite ölçümü: Süreç ve final kontrol değerleri ilgili iş emrine ve partiye yazılır.
• Parti bilgisiyle sevkiyat: Toplama ve sevkiyatta hangi partinin hangi müşteriye gittiği kaydedilir; iade geldiğinde aynı zincire geri bağlanır.

Bu halkalardan biri Excel'de ya da kâğıtta kaldıkça, zincir soruya cevap verirken o noktada elle tamamlanır.

Liox ERP bu zincirin neresinde durur?

Liox ERP, finans, üretim, satış, satınalma, depo ve kaliteyi aynı sistemde yöneten, web tabanlı bir kurumsal kaynak planlama çözümüdür. Yukarıdaki halkaların ürün tarafındaki karşılıkları şöyle:

• Depo: Kontrollü mal kabul, kalite kontrol, adresleme, barkod etiketleme, yerleştirme, depolar arası ve raf transferi, sevkiyat için kontrollü toplama ve iade yönetimi. Lot, seri, FIFO ve kritik stok kontrolleri depo tarafında yapılır. Depo ve sahada el terminali kullanımı da ürünün lisans kalemleri arasındadır.
• Kalite: Giriş (irsaliye), süreç (iş emri) ve final kalite kontrolü. Her hammadde, yarı mamul ve mamul için ayrı kalite özellikleri ve ölçüm değerleri kaydedilir.
• Üretim: Hammaddeden mamule iş emri, ürün ağacı, operasyon, rota ve iş istasyonu tanımları.
• Satınalma: Tedarikçi değerlendirmesi kalite modülüyle bağlı çalışır; miktar, teslim süresi ve kalite standardı birlikte izlenir.
• Satış sonrası: Seri numaralı ürünlerde servis kaydı ve iş emri takibi seri üzerinden yapılır.

Bir sınırı açıkça söyleyelim: izlenebilirliğin sizin ürün yapınızda nasıl çalışacağını genel bir cümleyle vaat etmiyoruz. Lotu neye göre açtığınız, partiyi nasıl tanımladığınız ve ürün ağacınızın yapısı sonucu belirler. Bunu demoda kendi örneğinizle birlikte gösteririz.

Başlamadan önce netleştirmeniz gerekenler

Yazılım seçmeden önce cevaplanması gereken sorular yazılımdan bağımsızdır:

• Lot kuralınız ne? Tedarikçinin lot numarasını mı taşıyorsunuz, kendi lotunuzu mu veriyorsunuz? Mamul partisi gün, vardiya ya da iş emri üzerinden mi açılıyor?
• Hangi üründe ne gerekiyor? Bazı ürünlerde lot, bazılarında seri numarası, bazılarında hiçbiri gerekmeyebilir.
• Ne kadar derine inmeniz gerekiyor? Yalnız mamul ve hammadde mi, yoksa yarı mamul ve ambalaj da mı?
• Bugün zincir nerede kopuyor? Geçen ayki bir partiyi seçin ve geriye doğru kâğıt üzerinde izlemeyi deneyin. Takıldığınız ilk nokta, bakılacak ilk yerdir.

Üretim yapan firmalar için ERP yaklaşımımızı üretim sektörü sayfamızda toplu olarak anlattık.

Sonuç ve çağrı

"Bu parti nereye gitti?" sorusunun cevabı işletmenizde zaten var; sorun, cevabın beş ayrı yerde durması. İzlenebilirlik yeni bir kayıt yükü değil, zaten tuttuğunuz kayıtların mal kabulden sevkiyata kadar birbirine bağlanmasıdır. Görüşme planlayın; geçen aydan bir partinizi seçin, zinciri birlikte geriye doğru izleyelim ve nerede koptuğunu gösterelim. Ürün hakkında ayrıntı için Liox ERP sayfamıza göz atabilirsiniz.